招标文件的作用在于：阐明需要采购货物或工程的性质，通报招标程序将依据的规则和程序，告知订立合同的条件。招标文件既是投标商编制投标文件的依据，又是采购人与中标商签定合同的基础。因此，招标文件在整个采购过程中起着至关重要的作用。招标人应十分重视编制招标文件的工作，并本着公平互利的原则，务使招标文件严密、周到、细致、内容正确。
　　编制招标文件是一项十分重要而又非常烦琐的工作，应有有关专家参加，必要时还要聘请咨询专家参加。
　　招标文件的编制要特别注意以下几个方面： ①所有采购的货物、设备或工程的内容，必须详细地一一说明，以构成竞争性招标的基础； ②制定技术规格和合同条款不应造成对有资格投标的任何供应商或承包商的歧视； ③评标的标准应公开和合理，对偏离招标文件另行提出新的技术规格的标书的评审标准，更应切合实际，力求公平； ④符合本国政府的有关规定，如有不一致之处要妥善处理。